För att ytterligare stödja er i ert arbete hittar ni här en guide som ger handfasta råd och tips för faciliteringsprocessen, så att du som facilitator ska känna dig trygg i din roll.
I rollen som facilitator är det första steget att förbereda och lägga en grund för det kommande arbetet. I den förberedande fasen är det en stor fördel om ni kan arbeta partsgemensamt. Bestäm roller och mandat, lägg upp en tidsplan och ha en rimlig ambitionsnivå.
Vem ska facilitera arbetet? Det är viktigt att det är en person som kan inta en neutral position och som gruppen har förtroende för. I rollen som facilitator ingår att ta tillvara på de olika perspektiv som gruppen kommer med. Det går att lära sig att bli en bra facilitator.
I uppstarten av en workshop är det bra att vara medveten om att gruppen kanske inte befinner sig på samma plats i tankarna kring frågan ni ska diskutera. Låt det ta lite tid för gruppen att sätta sig in i och reflektera över frågan.
Valet av rum och hur det är möblerat, kan göra stor skillnad. Välj ett rum som passar de övningar ni ska göra. Om ni till exempel ska göra en mental förflyttning, så kan det vara viktigt att kunna röra er fysiskt. Fasta platser kan hindra detta. Tänk även igenom utrustningen. Behövs anteckningspapper och pennor, blädderblock eller whiteboard? Ett tips är också att utse någon i förväg som hanterar dokumentationen, samlar ihop, fotograferar och sparar det ni får fram.
Har ni möjlighet är det bra om ni kan besöka rummet i förväg för att bekanta er med utrymmen samt fysisk och digital utrustning. Tänk även på tillgängligheten, till exempel att alla ska kunna se eller höra ordentligt. Ta hellre i för mycket än för lite när det gäller tillgänglighet.
Hur fångar man gruppens uppmärksamhet på bästa sätt? I början av en workshop kan deltagarna vara på mentalt olika platser. Börja därför gärna med att ta emot dem och hälsa. Inled sammankomsten med att tala om varför ni är där, syftet med övningen och vad ni ska göra. Det kan också vara bra att göra en incheckning där deltagarna får berätta något om sig själva, och vad de förväntar sig av dagen.
Var förberedd på att det ibland kan finnas deltagare som inte är helt positiva till att behöva medverka. Du som facilitator kan förbereda dig på att möta en negativ tanke på ett respektfullt sätt, samtidigt som du ser till att inte tappa dagordningen.
Under själva workshoppen är det viktigt att du som facilitator lyssnar aktivt och tar in det som förmedlas.
I filmen som handlar om relationer tar vi upp vikten av trygghet i gruppen. I egenskap av facilitator kan du lägga grunden genom att vara välkomnande, inbjudande och sätt gärna upp enkla spelregler som att ni ska lyssna utan att avbryta, mobilerna ska vara avstängda och att ni håller tiderna. En central del i din roll är att lyssna aktivt.
Trygghet i gruppen skapar förutsättningar för att ni ska komma längre med era frågeställningar. Ni kommer längre i arbetet om de medverkande är bekväma med att säga sin åsikt och att ni inom gruppen lyssnar på varandra. Använd gärna övningar som gör att alla får sin taltid. Dels stödjer det de mer försiktiga, men det hjälper även personer som annars tar över samtalet. Kom ihåg att deltagare får lov att hoppa över att svara om de önskar.
Din roll som facilitator är att vara så neutral som möjligt. Det kan ibland vara utmanande att faktiskt inte ta ställning. Det handlar om att inte värdera det som sägs, även om det är positiv feedback, eftersom det kan påverka gruppens åsikter i en viss riktning. Återkoppla istället till vad som sägs genom att kvittera att du som facilitator har förstått och uppfattat idéer, tankar och förslag korrekt. Om ni ska arbeta med en uppgift där du är mycket engagerad kan det vara värt att fundera på om det är rimligt att just du faciliterar den här gången.
Ibland kan man som facilitator uppleva att arbetet fastnar och det kan vara frestande att driva på och komma med egna förslag. Men lita istället till gruppens kompetens. Bolla tillbaka det du ser, be dem om förslag på hur de ska arbeta framåt och visa tillit till gruppens förmåga att komma vidare.
I avslutningsfasen behöver du som faciliterar samordna gruppen och förbereda hur resultaten från workshoppen ska omsättas i handling. Konkretisera gruppens arbete genom att utse vem som gör vad. Ett tips kan vara att du som facilitator redan i inledningen av workshoppen berättar vad gruppen ska hinna med innan workshoppen är slut. Då blir alla medverkande påminda om att ni också ska ta hand om era resultat.
Du har nu kommit till slutet av innehållet i Processtöd för nystart eller omstart av samverkan. Vi från Partsrådet hoppas att du fått mycket nytta av materialet.
