Det kan vara svårt att minnas detaljer efter en akut händelse. Därför är det bra att direkt dokumentera händelseförloppet inför det viktiga efterarbetet. Dessutom behöver ni snabbt ta ställning till vilka, internt och externt, som behöver informeras om det som har hänt.
I det mest akuta skedet ligger fokus på att rädda liv, mildra skador och att försöka göra situationen säker och trygg. Först när läget inte längre är livshotande kan fokuset ändras till insamling av information och dokumentation. På så sätt får du ta del av detaljer och perspektiv som annars kan gå förlorade om man väntar för länge med att prata med drabbade. Verksamheten behöver också snabbt göra en plan för vad som ska kommuniceras, till vilka och när.
VID HOT
VID AKUT HÄNDELSE
När något har hänt är det ofta viktigt att snabbt informera organisationen och omvärlden. På så sätt föregår man ryktesspridning, skapar förtroende för organisationen och bidrar till trygghet för medarbetare och de verksamheten finns till för.
Involvera ledningen och ta hjälp av er kommunikationsavdelning eller den ansvariga kommunikatören för att bedöma vad som ska kommuniceras, till vilka och i vilken ordning. Om ni har en generell kommunikationsplan för kriser är det viktigt att ni tar stöd av den.
TIPS FÖR ATT KOMMUNICERA I KRIS
Under Uppföljande finns mer stöd för att kommunicera vid svåra händelser.
Så fort situationen tillåter ska händelsen dokumenteras och senare också rapporteras internt och ibland anmälas externt. Genom att ha en bra dokumentation kring händelsen underlättar man rapporteringen inför det uppföljande arbetet. Däremot är det alltid bäst att rapportera när man har lite distans till händelsen, någon eller några dagar efteråt, beroende på hur påverkade ni är av det som har hänt.
RAPPORTERA MED HJÄLP AV IA-SYSTEMET
Om ni inte redan har ett rapporteringssystem kan ni exempelvis ta hjälp av IA-systemet. Det är ett webbaserat verktyg som stödjer det systematiska arbetsmiljöarbetet med rapportering, åtgärder och uppföljning av olycksfall, tillbud och riskobservationer, inklusive händelser relaterade till den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Det är ett beprövat och etablerat system, framtaget av Afa Försäkring och har i dag 1,5 miljoner användare i privat och offentlig sektor.
Nu har du kommit till slutet av delen Akut i arbetsmaterialet Hot på jobbet. Nästa steg hittar du i den del som kallas för Uppföljande. Du kan också gå till Hot på jobbets startsida för att få en överblick av materialet.
