Hot på jobbet: Akut

Dokumentera och kommunicera

Det kan vara svårt att minnas detaljer efter en akut händelse. Därför är det bra att direkt dokumentera händelseförloppet inför det viktiga efterarbetet. Dessutom behöver ni snabbt ta ställning till vilka, internt och externt, som behöver informeras om det som har hänt.

I det mest akuta skedet ligger fokus på att rädda liv, mildra skador och att försöka göra situationen säker och trygg. Först när läget inte längre är livshotande kan fokuset ändras till insamling av information och dokumentation. På så sätt får du ta del av detaljer och perspektiv som annars kan gå förlorade om man väntar för länge med att prata med drabbade. Verksamheten behöver också snabbt göra en plan för vad som ska kommuniceras, till vilka och när.

Samla information och dokumentera

 VID HOT

  • Hur formulerades hotet?
  • När framfördes det?
  • Till vem?
  • Hur förmedlades det?
    • Digitalt, och i sådana fall, i vilken kanal?
    • Under ett besök, möte eller vid annat tillfälle där personen var närvarande?
    • Per telefon?
  • Vem framförde hotet? Tillhör personen en grupp? Är hen känd av er sedan tidigare? Hur kan personen beskrivas?
  • Är hotet anmält?

VID AKUT HÄNDELSE

  • Var och när ägde händelsen rum?
  • Vilka personer var inblandade – både förövare och drabbade.
  • Hur såg händelseförloppet ut?
  • Vilka fysiska eller psykiska skador uppkom?

Kommunicera

När något har hänt är det ofta viktigt att snabbt informera organisationen och omvärlden. På så sätt föregår man ryktesspridning, skapar förtroende för organisationen och bidrar till trygghet för medarbetare och de verksamheten finns till för.

Involvera ledningen och ta hjälp av er kommunikationsavdelning eller den ansvariga kommunikatören för att bedöma vad som ska kommuniceras, till vilka och i vilken ordning. Om ni har en generell kommunikationsplan för kriser är det viktigt att ni tar stöd av den.

TIPS FÖR ATT KOMMUNICERA I KRIS

  • Kommunicera internt: Identifiera vilka som behöver information och i vilken ordning. Informera alltid närmaste chef, skyddsombud och ansvarig kommunikatör först, därefter andra interna funktioner eller enheter, exempelvis säkerhetsansvarig och reception.
    • Bestäm när medarbetare som inte är direkt berörda ska informeras.
    • Tänk igenom konsekvenserna av att informera snabbt eller inte.
    • Tänk även på personer som är sjukskrivna eller på semester. Hur och när ska de få information?
    • Kommunikation efter en händelse kan väcka starka känslor. Tänk igenom vilka reaktioner som kan uppstå och hur ni på bästa sätt tar hand om dem.
  • Kommunicera externt: Vilka externa intressenter behöver informeras? Finns det ett allmänintresse för det som har hänt?
    • Fundera på om ni behöver gå ut med ett pressmeddelande.
    • Ha en plan för vem som ska uttala sig om media hör av sig.
    • Bestäm vad som ska kommuniceras och om budskapet behöver anpassas till olika kanaler och mottagare.

Under Uppföljande finns mer stöd för att kommunicera vid svåra händelser.

Rapportera internt och externt

Så fort situationen tillåter ska händelsen dokumenteras och senare också rapporteras internt och ibland anmälas externt. Genom att ha en bra dokumentation kring händelsen underlättar man rapporteringen inför det uppföljande arbetet. Däremot är det alltid bäst att rapportera när man har lite distans till händelsen, någon eller några dagar efteråt, beroende på hur påverkade ni är av det som har hänt. 

RAPPORTERA MED HJÄLP AV IA-SYSTEMET

Om ni inte redan har ett rapporteringssystem kan ni exempelvis ta hjälp av IA-systemet. Det är ett webbaserat verktyg som stödjer det systematiska arbetsmiljöarbetet med rapportering, åtgärder och uppföljning av olycksfall, tillbud och riskobservationer, inklusive händelser relaterade till den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Det är ett beprövat och etablerat system, framtaget av Afa Försäkring och har i dag 1,5 miljoner användare i privat och offentlig sektor.

Läs mer om hur ni kan få hjälp av IA-systemet.

Avslutning av Hot på jobbets del Akut

Nu har du kommit till slutet av delen Akut i arbetsmaterialet Hot på jobbet. Nästa steg hittar du i den del som kallas för Uppföljande. Du kan också gå till Hot på jobbets startsida för att få en överblick av materialet.

Jag kan hjälpa till!
Vad letar du efter?
Partsguiden AI är tillgänglig
0/180
Lämna inte ut personlig information. Integritetspolicy