Svåra händelser behöver kommuniceras. Både till medarbetare som inte var på plats, till andra enheter och ibland till det omgivande samhället. Säkerställ att ni har en plan som omfattar både intern och extern kommunikation vid händelser med hot och våld.
Samtliga nedladdningsbara checklistor som nämns i detta avsnitt finns samlade längst ner på sidan.
Efter en händelse är det viktigt att kommunicera både internt och externt för att skapa trygghet och förtroende, samt för att minska risken för ryktesspridning och oro.
Om verksamheten har en kommunikationsplan som ger stöd för olika situationer utgår ni från den. Där står det också vem eller vilka som ansvarar för kommunikationen.
VAD BÖR FINNAS I EN KRISKOMMUNIKATIONSPLAN?
Kriskommunikationen ska bidra till att skapa förtroende för er organisation. Var alltid ärliga och håll budskapen korta och sakliga. Berätta om ni behöver invänta en utredning eller undersökning innan ni kan ge ytterligare svar. Visa att ni tar ansvar för det som har hänt och att ni kommer förebygga att det inträffar igen.
Vid större händelser behöver kommunikationen samordnas så att alla får samma information. Inom vissa verksamheter finns det en kommunikatör som har det ansvaret. Ta också reda på om en kommunikatör har ansvar eller möjlighet att hjälpa er i utformningen av kriskommunikationen både internt och externt.
Den interna kommunikationen är alltid viktig oavsett vad som har hänt. Den kan göra stor skillnad för medarbetares trygghet och tillit till organisationen. Genom kommunikationen får medarbetare veta vad som har hänt och hur organisationen jobbar med det.
GÖR DET TYDLIGT:
Ta gärna hjälp av den nedladdningsbara checklistan Intern kommunikation (pdf) i arbetet med att informera organisationen.
Berätta för alla hur ofta kommunikationen kommer att uppdateras, och att ni återkommer även om det inte finns någon ny information. Det skapar lugn för många att få kontinuerlig information även om inget nytt har hänt. Var transparent med så mycket som möjligt.
När verksamheten eller organisationen kommunicerar om händelsen kan det väcka känslor. Både hos dem som var med om händelsen och hos kollegor som inte var där.
Var alltid beredda på att en händelse och kommunikationen runt en händelse kan väcka känslor som behöver hanteras. Tänk igenom vilka reaktioner som kan uppstå och hur ni på bästa sätt tar hand om dem.
Medarbetare som har semester, är sjukskrivna, föräldralediga, tjänstlediga eller arbetar på distans behöver också information om vad som har hänt. Tänk särskilt igenom hur det kan upplevas att få del av informationen när kollegorna inte finns där som stöd.
Vid vissa händelser kan ni behöva kommunicera externt och berätta vad som har hänt för omvärlden. Media kanske vill rapportera.
Om organisationen eller verksamheten har viktiga samverkanspartner eller andra intressenter kan de vid vissa händelser behöva få informationen först.
Om ni har tänkt igenom kommunikationen i ert förebyggande arbete har ni kanske en lista med intressenter. Fundera över om ni behöver kommunicera med någon av dessa innan ni går ut i media.
Ta ställning till om ni ska vänta på att bli kontaktade av media och andra aktörer eller om ni själva ska gå ut med ett pressmeddelande om händelsen. Ibland är det bättre att vara proaktiv och själv bestämma att något behöver kommuniceras, och då vara öppen och transparent med vad som har hänt. Ta också i beaktande att ett proaktivt beteende kan sätta stopp för uppkomsten av ryktesspridning som annars riskerar att skada verksamheten.
Håll ihop kommunikationen genom att alltid hänvisa media till den eller de i verksamheten eller organisationen som är ansvariga för kommunikationen. Även om alla har rätt att uttrycka sig är en sammanhållen kommunikation tydligare.
Utgå från det ni vill kommunicera och skriv i punktform vilka budskap som är absolut viktigast att nå ut med.
Tänk därutöver igenom vilka frågor ni troligen kommer få av media och vilka svar ni vill ge på dessa frågor.
Ta gärna hjälp av den nedladdningsbara checklistan Extern kommunikation (pdf).
