Alla verksamheter behöver ha en krisplan. Den ska ge tydlig information om vem som ansvarar för vad vid en oväntad, allvarlig händelse. Organisationen kan ha en övergripande krisplan, men ibland behövs även planer på verksamhetsnivå för att täcka alla behov.
Samtliga nedladdningsbara arbetsblad som nämns i detta avsnitt finns samlade längst ner på sidan.
I det här avsnittet ligger fokus på kriser som kan uppstå på grund av situationer med hot, våld och trakasserier. Säkerställ att ni även har beredskap för första hjälpen i fall en våldssituation skulle uppstå.
Ta gärna hjälp av det nedladdningsbara arbetsbladet Verksamhetens beredskap för kris och första hjälpen (pdf).
Genom att tänka igenom olika scenarier som kan drabba er verksamhet, skapa rutiner samt utse en krisgrupp, kan er organisation bli mer robust inför en oväntad händelse.
Det är bra om det finns personer i verksamheten som har kunskap, erfarenhet eller utbildning inom krishantering. De bör ingå i en krisgrupp tillsammans med chef och skyddsombud. Gruppen ska kunna aktiveras vid en akut händelse och ska ha mandat och resurser att leda krishanteringen.
I planen ska det framgå hur arbetet ska organiseras både om personer från krisgruppen är på plats och om de inte är det. Vem ska vara ansvarig tills någon med kunskap kommer till platsen?
Tänk igenom om ni behöver upprätta kontakter och samarbeten med andra. Fundera på vad ni gemensamt kan ta ansvar för och hur samarbetet ska gå till. Exempelvis skulle andra enheter i organisationen kunna hjälpa till vid en händelse. Fundera också över om ni kan få stöd från upparbetade samarbeten externt.
Utforma er krisplan utifrån er verksamhet och de situationer som kan uppstå utifrån er analys. I krisplanen ska det finnas rutiner och checklistor som verksamheten kan behöva för att hantera de olika situationer som kan uppstå. Där ska det vara tydligt vem som gör vad i vilken ordning.
Säkerställ att viktig information är lättillgänglig.
FÖRSLAG PÅ RUBRIKER I EN KRISLEDNINGSPLAN FÖR VERKSAMHETEN
Alla bör ha grundläggande kunskap om hur människor kan reagera i kris och hur ett kollegialt stöd kan se ut. Om ni har identifierat blödningar som en risk behöver det också ingå i era utbildningar i första hjälpen.
Tänk igenom om några personer behöver vara särskilt kunniga och säkerställ i sådana fall att verksamheten bemannas så att det alltid finns kompetens på plats.
I en plan för kriskommunikation ska det framgå hur händelser ska kommuniceras, vem som ansvarar för vad och vilka kanaler ni kan använda. Ta ställning till om verksamheten behöver en generell kommunikationsplan som kan vara ett stöd vid olika händelser.
Ta hjälp av kommunikationsavdelningen i arbetet med att planera för kommunikation vid kris.
TÄNK NOGA IGENOM
När en kris uppstår kan det vara svårt att skifta fokus från händelsen till att administrera och producera kommunikation. Dessutom behöver ni förmodligen vara snabba med att få ut information om händelsen både internt och externt. I det förberedande arbetet är det därför bra att ta fram så många praktiska underlag som möjligt.
EXEMPEL PÅ PRAKTISKA UNDERLAG I EN KRISKOMMUNIKATIONSPLAN
De som ansvarar för krisgruppen behöver tänka igenom vilket stöd som kan behövas, dels när något händer, dels på kort och lång sikt efter en händelse.
Det ska finnas rutiner som gör det tydligt var chefer och medarbetare som behöver krisstöd kan vända sig och vilken typ av stöd de kan få. Ofta finns det ett avtal med en företagshälsa eller annan expertkompetens. Det kan också finnas särskilt utbildade kamratstödjare i verksamheten. Ett kollegialt stöd som fungerar kan räcka för många. Det viktiga är att vara lyhörd för de drabbades upplevelse, behov och preferenser.
Gör det tydligt vilket stöd som finns för chefer om en kris uppstår, men även om en chef själv är i kris. Gör det också tydligt om det är möjligt för närstående att få stöd.
Om en händelse på jobbet leder till polisanmälan och om åklagare väcker åtal i domstol kan en medarbetare bli målsägande i en domstolsprocess. Det innebär exempelvis att det blir förhör och att den utsatta medarbetaren kan behöva träffa förövaren. Det är en situation som kan vara ovan och svår.
Organisationen ska vara tydlig med vilket stöd en medarbetare kan få i dessa processer.
I verksamheten ska det finnas kontaktlistor till krisgruppen, alla medarbetare och även till närstående.
Det ska också vara lätt att hitta kontaktuppgifter till externa aktörer som företagshälsan, polis och en tydlig påminnelse om att ringa 112 vid livshotande tillstånd. Utse en ansvarig som håller listorna uppdaterade.
Det är lätt att glömma bort förlopp och detaljer. Ha enkla mallar som kan användas för att notera vad som hände under ett förlopp. Dokumentera så snart som möjligt efter en händelse.
Dokumentationen är en hjälp i analysen av händelsen och i det förebyggande arbetet.
Det är viktigt att ha tydliga rutiner kring rapportering och dokumentation av händelser och tillbud. Alla ska känna till vad som gäller och vilka skyldigheter som finns att dokumentera och rapportera.
