Det första steget i det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM) är att undersöka hur riskerna för trakasserier, hot eller våld ser ut i er verksamhet. Undersök och riskbedöm i dialog mellan medarbetare, chef och skyddsombud så alla perspektiv fångas upp.
Samtliga nedladdningsbara checklistor, arbetsblad och länkar som nämns i detta avsnitt finns samlade längst ner på sidan.
Steg ett i det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM) är att undersöka vilka risker som finns i er verksamhet. Vilken typ av hot, våld eller trakasserier kan förekomma, och finns det situationer som är särskilt farliga? Tänk på att orsaker till olika typer av risker kan finnas både i den fysiska, digitala, sociala och organisatoriska arbetsmiljön.
Ta stöd av det nedladdningsbara arbetsbladet Hot och våld i verksamheten (pdf) för att göra en kartläggning.
En gedigen analys av orsaker gör det lättare att hitta effektiva åtgärder senare i processen. Arbeta i fyra steg i enlighet med det ständigt pågående systematiska arbetsmiljöarbetet. En större översyn ska göras årligen. Däremot behöver vissa risker hanteras i det dagliga arbetet.
Ge medarbetare och skyddsombud möjlighet att medverka både vid undersökning av risker, vid analys av orsaker, bedömning av risker och planering av åtgärder. Genom att arbeta tillsammans ger ni möjlighet för olika perspektiv att komma fram och ni lägger också grunden för ett fortsatt gemensamt säkerhetsfrämjande arbete.
Det finns flera metoder för att kartlägga risker. I det här avsnittet kan du exempelvis läsa om dialog i arbetsgruppen, enkäter och vikten av tydliga rutiner för att rapportera tillbud. Genom att använda flera olika informationskällor får ni ett säkrare underlag. Alla medarbetares observationer är viktiga bidrag i arbetet.
När ni har gjort er kartläggning kan ni enkelt uppdatera innehållet när något förändras i verksamheten eller i omvärlden. Spara underlagen, som är en viktig källa till information. Om ni har ett system där medarbetare kan rapportera tillbud och händelser har ni ett bra underlag att utgå ifrån.
I punktlistan nedan hittar du olika former av checklistor i PDF-format som stöd i undersökningsfasen. Välj ut dem som är aktuella för er och låt en mindre arbetsgrupp eller samverkansgrupp gå igenom dem.
Fråga medarbetarna om de känner sig trygga på jobbet, om de upplever rädsla för att bli utsatta och i vilken utsträckning de eventuellt har utsatts för hot, våld eller trakasserier. Inkludera gärna frågor i medarbetarenkäten så att avdelningsvisa jämförelser är möjliga. Fundera på om det är bättre att låta respondenterna svara anonymt.
I samtal mellan medarbetare och chef kan det vara lättare att dela information som kan vara känslig att dela i grupp. Vilka situationer tycker medarbetare är extra svåra? När känner de rädsla eller oro, och när känner de sig trygga? Finns det gamla trauman som kan göra medarbetare extra sårbara i vissa situationer?
Alla medarbetare gör observationer i sitt dagliga arbete och det är viktigt att fånga upp allas erfarenheter samt olika perspektiv vid en riskkartläggning. Öppenhet och dialog i arbetsgruppen är dels en viktig informationskälla och kan också bidra till en ökad psykologisk trygghet.
Uppmuntra medarbetare att dela med sig av sina eventuella upplevelser av risker och tankar kring olika situationer, exempelvis under morgonmöten, veckomöten eller särskilda personalmöten. Det bidrar till kartläggningen av risker i verksamheten.
Utgå från vad som skapar oro och rädslor. Det som inte upplevs som hotfullt för en person kan vara det för någon annan.
Berätta för varandra i mindre grupper och låt alla i gruppen komma med sitt perspektiv. Summera alla risker i en lista. Om listan blir lång gör ni prioriteringar i nästa steg som handlar om att bedöma riskerna.
Spara underlaget där ni har ert systematiska arbetsmiljöarbete samlat.
Ett bra sätt att få koll på riskerna i verksamheten är att medarbetare kan rapportera tillbud och händelser i ett system, exempelvis IA-systemet.
Rapporteringen av händelser och tillbud är en viktig del i det förebyggande arbetet och ger över tid en förståelse för vilka åtgärder som behövs i verksamheten för att minska risker.
EXEMPEL PÅ VAD SOM SKA RAPPORTERAS SOM TILLBUD
EXEMPEL PÅ VAD SOM SKA RAPPORTERAS SOM EN HÄNDELSE, OAVSETT SKADA
Händelser som leder till skada ska alltid rapporteras.
Vid allvarliga tillbud och händelser som har inneburit fara för liv eller hälsa är arbetsgivaren skyldig att anmäla händelsen till Arbetsmiljöverket.
Läs mer i styckena som handlar om extern och intern rapportering i avsnittet Uppföljande/Anmäl och rapportera.
Verksamheten ska ha tydliga och kända rutiner för rapportering av tillbud, olyckor och händelser. Alla ska veta vem som har ansvar för att rapportera, var det ska rapporteras och hur. Alla ska också veta vem som tar emot rapporteringen och vad som händer med den.
I rutinen bör ingå att ni återkommande pratar om de händelser och tillbud som rapporterats in. En bra idé kan vara att diskutera dem på särskilda personalmöten eller samverkansmöten. Det bidrar till gemensamt lärande och att skapa ett säkerhetsmedvetande, samt ett levande resonemang kring hur ni kan arbeta för att förbättra säkerheten.
Berätta för varandra i en mindre grupp. Om ni är flera grupper återsamlas ni för att sammanfatta dialogen och eventuella förslag på åtgärder.
Behöver ni skriva ner i en rutin vad som ska rapporteras och hur det görs? Behöver ni uppdatera en befintlig rutin?
