Genom att inkludera säkerhet och kvalitet i arbetet med den organisatoriska och sociala arbetsmiljön främjar ni en god arbetsmiljö, vilket i sin tur minskar risken för hot och våld. Det är viktigt att arbeta integrerat med dessa delar eftersom allt hänger ihop.
Samtliga nedladdningsbara checklistor och arbetsblad som nämns i detta avsnitt finns samlade längst ner på sidan.
Arbetsmiljölagens intention är tydlig – att minimera risker för ohälsa och olycksfall på arbetet. Många delar behöver samspela för att man ska kunna skapa en bra säkerhet. Lokalers utformning, ledning och styrning, kommunikation, delaktighet, arbetsbelastning, stöd och mycket annat är viktiga delar av en helhet för att skapa en säker arbetsmiljö. Genom att arbeta systematiskt med samtliga delar kan man minska risken för att medarbetare utsätts för hot och våld på arbetsplatsen, samt minska konsekvenserna om någon ändå drabbas.
Riskerna i arbetet påverkas till stor del av hur arbetet organiseras och styrs. En regelbunden och god dialog mellan chefer och medarbetare behövs för att tidigt upptäcka brister i kvalitet, säkerhet eller arbetsmiljö.
Högre ledning och närmaste chef kan göra mycket för att arbetsplatsen ska ha en bra arbetsmiljö, ett bra och fungerande samarbete, en öppen kommunikation och en kultur som främjar säkerhet, trygghet, öppenhet och lärande.
TIPS FÖR LEDNINGSGRUPPER
Som chef i en verksamhet har du ansvar för arbetsmiljön, säkerhet och kvalitet. Du visar vad som är viktigt genom det du fokuserar på i vardagen och under möten.
TIPS FÖR CHEFER
En viktig del i arbetsmiljöarbetet är att ha tydliga rutiner för hur man hanterar olika situationer som kan uppstå i verksamheten. Att veta hur man hanterar en uppkommen situation bidrar till säkerhet och trygghet för medarbetare. Dessutom bidrar det till en jämnare kvalitet.
EXEMPEL PÅ SITUATIONER DÄR RUTINER KAN BEHÖVAS
Ta gärna hjälp av den nedladdningsbara checklistan Rutin under besök på och utanför arbetsplatsen (pdf).
FILM OM VIKTEN AV RUTINER
I arbetsmaterialet Otillåten påverkan kan du ta del av en film med arbetsrättsjuristen Cecilia Bergman (klicka på länken och skrolla ner till rubriken Experter). I den berättar hon om hur viktigt det är med rutiner exempelvis vid telefonhot och att det framgår hur dessa ska hanteras. Arbetsgivaren behöver alltså ha en beredskap för sådana och många andra liknande situationer.
Utgå från situationer som kan vara särskilt vanliga eller särskilt svåra att hantera.
Berätta för varandra i mindre grupper och sammanfatta sedan dialogen och eventuella förslag. Spara förslagen tillsammans med annat som hör till det systematiska arbetsmiljöarbetet.
Om arbetsbelastningen är alltför hög ökar risken för stress och ohälsa. Dessutom kan kvaliteten bli lidande.
Eftersom vår förmåga att kommunicera påverkas av stress kan det bli svårare att formulera sig på ett klart och tydligt sätt. Det i sin tur kan exempelvis göra det svårare att förstå bakgrunden till bedömningar och beslut.
Vid en hög arbetsbelastning ökar också risken för felaktigheter i bedömningar och beslut. Om er kommunikation bidrar till en ökad frustration för brukare och klienter så ökar också risken för hot, våld och trakasserier.
För att arbetsbelastningen ska vara rimlig behövs resurser av olika slag. Det kan handla om bemanning och att vara lagom många personer i verksamheten, beslutsstöd, att ha den utbildning och kompetens som behövs för uppdraget samt att ha rätt tekniska verktyg.
Om arbetsuppgifter eller situationer i arbetet är psykiskt påfrestande är det särskilt viktigt att säkerställa en arbetssituation som inte bidrar till ohälsa.
ÅTGÄRDER SOM KAN BEHÖVAS
Dela dina tankar i arbetsgruppen. Sammanfatta dialogen och eventuella förslag på åtgärder.
Medarbetare ska inte behöva vara ”helt slut” när arbetsdagen är över. Det ska finnas energi kvar till det privata livet. Därför behöver det finnas möjligheter till återhämtning under arbetsdagen. Både för att förebygga stressiga situationer, där risken för hot, våld och trakasserier kan öka, men också för att värna hälsan.
Vinsterna med återhämtning är många. Människor gör ett bättre jobb, tänker bättre och mår bättre när återhämtningen är tillräcklig. Däremot behöver man vara medveten om att det finns olika sätt att ladda de inre batterierna på. Det som är rätt för en person behöver inte vara det för en annan.
Berätta för varandra i mindre grupper. Sammanfatta dialogen och eventuella förslag på åtgärder.
Alla nya i organisationen ska i sin introduktion få veta vilka risker som finns och hur de ska hanteras. Det gäller även risker för hot, våld och trakasserier. Som nyanställd behöver man introduceras i verksamhetens rutiner för att vara trygg i hur man hanterar olika situationer.
Kanske behöver nya medarbetare också gå särskilda utbildningar i kommunikation, bemötande eller liknande?
Fråga gärna nyanställda hur de har upplevt den första tiden i verksamheten.
Sammanfatta dialogen och eventuella förslag på åtgärder.
Kommunikation är centrala delar av arbetsmiljön, både ur ett internt och externt perspektiv. Internt handlar det om att rutiner och riktlinjer ska vara kända, att risker i arbetet och även incidenter kommuniceras mellan chef, skyddsombud och medarbetare, och medarbetare emellan.
Kommunikationen handlar också om det vardagliga utbytet av tankar, känslor och insikter som både är ett känslomässigt stöd och en förutsättning för lärande. Värna en öppen kommunikation på arbetsplatsen.
Medarbetare i verksamheten behöver kompetensutveckling för att på ett tryggt sätt kunna möta nya utmaningar. Detta i takt med att omvärlden förändras och nya uppdrag kanske uppstår.
Ta gärna hjälp av den nedladdningsbara checklistan Utveckla kompetens (pdf) som stöd i arbetet.
Ett bra arbetsklimat mellan kollegor minskar risken för hot, våld och trakasserier eftersom det då finns en öppenhet och ett lärande som gör att risker kan hanteras gemensamt och därmed kan förebyggas. Om något händer finns också det kollegiala stödet för den som har utsatts.
Arbetsgivaren ska skapa förutsättningar för ett bra samarbete. Det kan handla om att organisera arbetet så att samarbete främjas och att ha forum där medarbetare kan utbyta tankar. Tydliga uppdrag, roller och ansvar, gemensamma förhållningssätt med mera är en grundförutsättning för gott samarbete i gruppen och förebygger konflikter.
Oavsett hur arbetet är ordnat ska arbetsgivaren alltid se till att någon finns tillgänglig för hjälp och stöd.
Som medborgare vill man ha en känsla av service vid kontakt med myndigheter och institutioner. Man vill också att myndigheter ska vara tillgängliga och att det går att förstå bedömningar och beslut. När besökare, klienter och brukare upplever en känsla av kvalitet minskar också risken för hot, våld och trakasserier mot personalen.
Berätta för varandra i mindre grupper. Sammanfatta dialogen och eventuella förslag på åtgärder.
En god kommunikation och ett bra bemötande minskar risken för hot, våld och trakasserier och kan även bidra till att lugna en situation som håller på att spåra ur.
Myndigheter ska jobba för att kontakter med enskilda är smidiga och enkla. Människor ska kunna få hjälp utan onödigt dröjsmål. Myndigheter ska också vara tillgängliga och informera allmänheten om hur man kommer i kontakt med dem.
En tydlig kommunikation är dessutom viktig för att människor som tillfälligt vistas och vårdas i verksamheten ska känna sig trygga.
Det är av hög vikt att rättssäkerheten värnas. (Läs mer i förvaltningslagen.) En god skriftlig och muntlig kommunikation skapar en bra grund för det arbetet.
Att informera om verksamheten och hur det går till när bedömningar eller beslut görs är en hjälp för människor att förstå. Att förbereda en person på olika scenarier och berätta hur nästa steg kan se ut ökar känslan av kontroll. Information och allt annat som bidrar till att stärka känslan av kontroll minskar risken för frustration och även risken för hot, våld och trakasserier.
Om det är möjligt kan det vara en hjälp att exempelvis informera om, och helst prata igenom, regler och rutiner med dem som verksamheten finns till för. Ju fler som ställer sig bakom regler och rutiner och förstår nyttan med dem desto fler kommer också att hålla sig till dem.
De allra flesta människor vill inte överreagera, trakassera eller använda hot eller våld. Trots det händer det. Svåra beslut och gränsdragningar kan väcka starka känslor. Impulser slår till och utan eftertanke har personen kanske sagt eller gjort något som hen egentligen inte ville. Genom en god kommunikation kan myndigheten minska denna typ av risker. Ett exempel kan vara att förbereda personen på beslutet vid ett tillfälle då personen är trygg och lugn.
När myndigheten kommunicerar med allmänheten eller en enskild ska syftet med kommunikationen vara tydlig. De viktigaste budskapen ska också vara välformulerade och lättillgängliga.
För mycket information är ofta svårt för människor att ta till sig. Paketera informationen så att rätt information ges vid rätt tillfälle. Stöd i form av bilder är bra för de flesta.
Risken för frustration minskar avsevärt om människor känner till vad som ska hända, när och på vilket sätt. Exempelvis är det viktigt att berätta om när i tid personen kommer att få ett besked, och hur.
I informationsmaterial och vid muntlig kontakt är det också viktigt att processen beskrivs på ett sätt som gör den lättförståelig och tillgänglig för så många av mottagarna som möjligt. Använd exempelvis gärna både bild och text, eller kanske en enkel film som förklarar.
Om verksamheten handlar om att göra bedömningar och fatta beslut finns alltid kriterier för hur detta går till. Även om det är komplext, sträva efter att göra dessa kriterier tydliga och begripliga. Värna kvalitet och rättssäkerhet i beslut samt nationell jämlikhet med mera så att människor får tillit till de bedömningar och beslut som görs.
Informera om möjligheten att klaga
Berätta hur man kan gå vidare om beslutet inte blir som personen önskar. Ha kanaler öppna för klagomål, och berätta även hur personen formellt kan överklaga. Ibland räcker det att få skriva eller prata av sig.
Hantera klagomål med hänsyn till arbetsmiljö
Hur de som verksamheten finns till för reagerar blir en stor del av arbetsmiljön om klagomål kommer direkt in i verksamheten. Kanske behöver det finnas särskilda personer som tar emot den typen av reaktioner och klagomål?
Ta gärna hjälp av den nedladdningsbara checklistan Kommunikation med dem verksamheten finns till för (pdf).
Nu har du kommit till slutet av den del av Hot på jobbet som beskriver det förebyggande arbetet mot hot, våld och trakasserier. Nästa steg i arbetsmaterialet hittar du i delen som kallas för Akut. Du kan också gå till startsidan för att få en överblick över hela arbetsmaterialet Hot på jobbet.
