Att jobba med säkerhet är centralt för att skapa en trygg arbetsplats. Genom att arbeta systematiskt med rutiner för fysisk och digital säkerhet och vara medvetna om era risker, skapar ni förutsättningar att förebygga risken för att utsättas för hot, våld eller trakasserier på arbetet.
Samtliga nedladdningsbara checklistor, arbetsblad och länkar som nämns i detta avsnitt finns samlade längst ner på sidan.
För att en plats ska vara säker behöver allt från byggnadens skalskydd till lokalers utformning, larm, personlig säkerhet, planer för in- och utrymning och mycket annat ses över.
Samspelet mellan människa, teknik och miljö är centralt. Lokalers utformning och om det finns larm är viktiga frågor, men lika viktigt är det att fokusera på människors beteende.
Larm kan vara en del av det yttre skalskyddet men kan också behöva vara placerade inne i verksamheten. Har ni exempelvis larm i mötesrummen, eller är det något som ni behöver installera?
VIKTIGT ATT KOMMA IHÅG GÄLLANDE LARM
Utforma lokaler och mötesrum så säkert som möjligt och säkerställ att alla medarbetare har ett säkerhetstänk med sig i det dagliga arbetet. Vid besök kan det handla om att sitta närmast dörren, och gärna med ryggen mot dörren.
Se också till att det inte finns föremål i rummet som kan användas som tillhyggen och att möblerna bidrar till en säker miljö. Om det finns larm ska alla veta var det finns och hur det används.
FILM OM SÄKERHET VID MÖTEN
Hur bör man tänka säkerhetsmässigt inför möten? Säkerhetskonsult Mats Bygdeman berättar om det i en film i Partsrådets material Otillåten påverkan (klicka på länken och skrolla ner till rubriken Experter).
Oavsett hur lätt eller svårt det är att ta sig in i lokalerna är det bra om det finns en reception och tydliga rutiner för besökare så att obehöriga inte kan ta sig in. Det kan exempelvis vara bra att göra ID-kontroll, registrera besökare och använda besöksbrickor för att kunna skilja ut dem som får vistas i lokalerna från dem som inte får det.
Det behöver också finnas ett säkerhetsmedvetande hos alla så att chefer och medarbetare faktiskt uppmärksammar personer som inte ska vara där.
Varje medarbetare ska känna sig trygg i arbetet och det kan exempelvis innebära att det finns larm i mötesrum. Det kan också handla om att tillfälligt göra anpassningar av arbetsuppgifter eller erbjuda tillfälligt stöd till medarbetare som är utsatta.
Om det finns hot mot en enskild medarbetare är det viktigt att säkerhetsavdelningen kopplas in och att hotet löpande riskbedöms utifrån faktorer i omvärlden. Fokuset behöver vara på medarbetarens fysiska säkerhet, såsom personlig skyddsutrustning, utbildning och stöd.
En larmtelefon, eller ett personlarm, kan vara ett viktigt verktyg för handläggare som arbetar utanför myndigheten, till exempel på förrättning, vid kontrollbesök eller hembesök. Säkerställ att alla vet hur larmtelefonerna fungerar.
Det kan också vara en trygghet för de medarbetare som lever under hot. Tänk på att göra en behovsanalys innan ni köper in larm.
Ta gärna hjälp av skyddsrondsunderlaget Larm i verksamheten (pdf) och arbetsbladet Larm (pdf) som ger stöd kring larmfrågor.
Diskutera tillsammans i mindre grupper. För gärna in förslag i er befintliga handlingsplan.
Det är bra om det finns en plan för in- och utrymning i organisationen och att den är känd av alla i verksamheten. Träna både in- och utrymning samt omflyttning med alla medarbetare.
Vid inrymning handlar det om att få människor att stanna inne med en uppmaning om att stänga fönster, dörrar och även ventilation. Hotet finns då utanför byggnaden eller lokalen. Alla ska veta hur delar av byggnaden eller lokalen kan låsas och blockeras, vid vilken signal inrymning ska ske, och om det finns särskilda rum att samlas i.
Alla ska också känna till rutiner vid utrymning, det vill säga hur de flyr från ett rum, en lokal eller en byggnad, samt om det finns samlingsplatser. Gör det också tydligt vem som gör vad, hur och varför. Det bidrar till trygghet.
Omflyttning innebär att vissa lokaler eller delar av en byggnad ryms ut och att människor flyttas till en säkrare plats. Det kan vara i en annan del av byggnaden, ett annat plan eller en helt annan byggnad.
Säkerställ att planen för in- och utrymning samt omflyttning även omfattar vad som ska hända efter en händelse. Hur ska människor agera tills alla återigen är i säkerhet?
In- och utrymning kan också genomföras nationellt, regionalt eller vara kopplat till ett geografiskt område. Organisationen behöver även känna till vad detta kan innebära.
Diskutera tillsammans i mindre grupper. För in eventuella åtgärdsbehov i er befintliga handlingsplan.
Det är inte bara lokaler som behöver vara säkra. Hot kan skickas via nätet, mejl och SMS. Alla ska veta hur digitala aggressioner ska hanteras. Det kan också vara bra att prata om säkerheten på nätet för att hitta gemensamma normer kring vad som är okej. Här behöver ni komma fram till ett sätt att hantera hoten på.
Arbetsplatsen ska ha tydliga och kända rutiner så att alla vet hur exempelvis hotfulla mejl eller hotfulla inlägg på sociala medier ska hanteras och av vem.
Ta hjälp av den nedladdningsbara arbetsbladet Den digitala arbetsmiljön och extern kommunikation (pdf) om ni behöver stöd i arbetet med åtgärder i den digitala arbetsmiljön.
Diskutera tillsammans i mindre grupper.
Vad som skapar trygghet är komplext. En viktig del är att verksamheten är utformad på ett säkert sätt, men också att det finns en trygghet mellan människor. Att kunna prata om det som är viktigt, att vara öppen med tankar och känslor utan att vara rädd för negativa konsekvenser, är en bra början. Struktur, ordning och reda, gemensamma värderingar och förhållningssätt är annat som bidrar till tryggheten.
MÅNGA VINSTER MED ATT JOBBA MÅLMEDVETET FÖR TRYGGHETEN
När vi människor är trygga tänker vi bättre, gör ett bättre jobb, har fler positiva känslor och mår bättre, vilket i sin tur bidrar till kvalitet i verksamheten. Genom att skapa en trygg arbetsplats blir ni dessutom en mer attraktiv arbetsgivare.
Att skapa en trygg arbetsplats kan ta tid, men börja med små steg. Fokusera på det ni behöver göra mer av.
Berätta för varandra i mindre grupper. Bestäm gärna att ni ska börja göra något som känns enkelt för att öka tryggheten.
Vill du veta mer om hur man jobbar med säkerhet? Gå vidare till avsnittet Fördjupning: arbetsmiljö, säkerhet, kvalitet.
